Att skriva mejl
Medan det skickas miljarder brev under ett år skickas det biljoner mejl. Den genomsnittliga tiden vi ägnar ett mejl är två sekunder (källa: Digitaldoughnut.com) så det är inte i dessa skrivstunder vi bör försöka uppnå vår högsta förmåga av vitterhet. Genomsnittet dras dock ner av alla de spammejl som dumpas på en sekund och i seriösa ärenden bör vi därför tänka på hur vi framstår för den som tar emot mejlet.
Skriv tydligt – gör det lätt för mottagaren
Att få ett elektroniskt brev tillhör inte direkt ovanligheten för de flesta av oss och vi brukar därför inte åsidosätta alltför mycket tid per öppnat mejl.
Tänk på att det mejl du skickar kanske anländer till en inbox med en redan stor mängd mejl. Du kan därför inte förvänta dig att den som öppnar ditt mejl är redo för långläsning. Kom snabbt till saken och dela upp texten i stycken så texten lätt kan överblickas.
Ange ämne
I en inbox trängs ofta många mejl varav det inte sällan ryms spammejl. Många är därför ganska snabba med att slänga mejl som de inte tycker verkar relevanta.
Vad mottagaren ser först och som kanske avgör om denne väljer att öppna mejlet är vad som står i ämnesraden. Därför är det viktigt att det redan där framgår vad ditt mejl handlar om. Det betyder inte att du ska skriva en lång titel, men att den ska klargöra innehållet.
Ge därför deskriptiva titlar åt dina mejl, till exempel: ”Två frågor om byggnadsprojektet Åsen”.
Inledningen
Standardförfarandet är att inleda mejlet med en hälsningsfras som står på en egen rad.
Om ett mejl ska inleda meddelandet med stor eller liten bokstav efter hälsningsfrasen beror på hur hälsningen är skriven.
I vissa fall är det korrekt att skriva första ordet efter hälsningsfrasen med liten bokstav, till exempel:
Hej,
jag vänder mig till er därför att ...
Det är dock vanligare att använda stor bokstav, vilket högst troligt har att göra med att ett nytt stycke inleds. På grund av detta finns det en risk att mottagaren faktiskt reagerar mer negativt om meningen efter "Hej," inleds med liten än stor bokstav. Det är inte omöjligt att någon kan uppfatta ett sådant mejl som språkmässigt bristfälligt eller nonchalant.
Om däremot mejlet inleds med "Hej!" utgör hälsningsfrasen en egen mening och därmed bör nästa ord inledas med stor bokstav, till exempel:
Hej!
Hur är läget? Tänkte höra om du ...
En hälsning följt av utropstecken har nästan etablerat sig som standard oavsett relationen mellan avsändare och mottagare. Med tanke på det är det inte alltför stor risk att den som mottar mejlet reagerar negativt på en sådan hälsning, men tänk på att du kan sända en signal om informalitet alternativt entusiasm som inte alltid är passande.
Citera delar ur föregående mejl
Eftersom den du kommunicerar med kanske inte säkert minns vad denne skrev senast eller inte har hela korrespondensen i färskt minne (eller bevarad i historiken), kan du tydliggöra genom att citera delar av dennes föregående mejl i citat och sedan addera svar eller kommentarer direkt efter på dessa.
Bifogande av filer
Om du bifogar filer kommer dessa ofta visas direkt i mejlet hos mottagaren, men inte alltid. Tala därför om ifall du bifogat någon fil, till exempel genom att skriva "se bif. bild".
Mer läsning
Länkar till andra artiklar.